Archivierung

Unter Applikationsmenü / Drucken / Druckvorlagen (Seite Archivierung) werden die Standard-Archivierungsparameter für die aktive Druckvorlage definiert und die bereits archivierten Dokumente gelistet.

Eine vom Standard des Vorlagentyps abweichende Archivierung bestimmter Formulare, wird über den Formulareditor definiert. 

SelectLine Doqio

Ausführliche Details zu SelectLine Doqio erfahren Sie unter SelectLine Doqio und im Video SelectLine Doqio auf der Homepage der SelectLine Software AG unter My Select.

Archivierung von XRechnung und ebInterface

Ab Version 21.1 haben Sie die Möglichkeit, E-Rechnungen vom Typ XRechnung und ebInterface über das Programm zu archivieren. Wenn XRechnung- oder ebInterface-Dateien erstellt bzw. als E-Mail-Anhang versendet werden, werden die Archiveinstellungen der Ausgangsrechnung (Druckvorlagenart REC) verwendet, um die Dateien zu archivieren. Der Ablagepfad wird bis auf den Dateinamen übernommen. Die Einstellungen für die Druckziele E-Mail und Datei greifen auch für XRechnung und ebInterface. Sie können dadurch steuern, ob die Dateien automatisch (immer), manuell oder auf Nachfrage archiviert werden.

Die Funktion steht auch beim Sammeldruck zur Verfügung. Scheitert die Erstellung einer E-Rechnung (z. B. ebInterface ohne Kennzeichen), taucht dies regulär im Fehlerprotokoll auf und es wird entsprechend nicht archiviert - der Sammeldruck wird trotzdem fortgesetzt und andere erfolgreiche E-Rechnungen werden archiviert.

Keine Archivierung im Listendruck

Aufgrund der hohen Fehleranfälligkeit einer Archivierung im Listendruck haben wir uns dazu entschlossen, das Druckziel Archiv bei einem Listendruck nicht mehr anzubieten. Auf diesem Wege verhindern wir, dass Dokumente beispielsweise an nur einer Stelle im Archiv abgelegt werden, obwohl die Dokumente laut Ablagepfad an verschiedenen Stellen abgelegt werden sollen.

Interne Archivierung als PDF-Datei

Bei der internen Archivierung werden für die gedruckten Dokumente PDF-Dateien erstellt und in ein Archiv-Verzeichnis abgelegt. Es befindet sich standardmässig im Mandanten-Verzeichnis unterteilt in Jahre, Monate und Druckvorlagentypen.

Aktiviert wird das Archivierungssystem über die Einstellung in den Druckvorlagen.

Einstellungen

Wählen Sie aus, ob nach dem Druck auf bestimmte Druckziele eine automatische Archivierung des entsprechenden Dokumentes erfolgen soll. Des Weiteren können Sie entscheiden, wie die Archivierung erfolgen soll. Stellen Sie die Archivierung für die einzelnen Druckziele (Drucker, Datei, Email, Zwischenablage) auf:

• immer - Es wird immer automatisch nach dem Druck auf die vorher definierten Druckziele ohne nochmalige Abfrage archiviert.
• Nachfragen - Die Archivierung wird nach dem Druck auf die vorher gewählten Druckziele durch eine Abfrage angeboten.
• nur manuell - Die gewählte Druckvorlage kann manuell per Auswahl des Druckziels ”Archiv” im Druckausgabedialog bzw. per Schalter aus der Seitenvorschau archiviert werden.

Archivablage

Definieren Sie mit Konstanten und Variablen (siehe Abschnitt Formeln in Formelplatzhaltern) den Pfad (Laufwerk und Verzeichnis) und Dateinamen. Erfolgt hier die Eingabe eines nicht vorhandenen Pfades, kommt bei der Archivierung der Dokumente ein entsprechender Hinweis.

Platzhalter können über den Schalter ausgewählt werden. Prüfen Sie über das Kontextmenü mit der Auswahl Test im Anschluss an Ihre Formeldefinition unbedingt die Richtigkeit der Syntax (siehe Abschnitt Syntaxprüfung und Formeltest). Über das Kontextmenü ist auch ein Rücksetzen auf die Standardformel möglich.

Hinweis: Laufwerk, Verzeichnis und Dateiname für die Archivierung können auch mit Hilfe von Platzhaltern zugewiesen werden. In diesem Fall werden die entsprechenden Einträge der Archivablage ignoriert!

ELO - Das Dokumentenmanagementsystem ELO (Elektronischer Leitz Ordner) zur optimalen Strukturierung und Speicherung der Informationen. ELOoffice verbessert den Dokumentenschutz durch spezielle Zugriffsberechtigungen, Kopierschutz und Versionskontrolle.

EASY - Die Dokumente werden automatisch extern als PDF-Datei in ein vorher definiertes Archiv einer virtuellen Ordnerstruktur abgelegt.

Internes Archiv - Für die interne Archivierung lassen sich Laufwerk, Verzeichnis und Dateiname über eine Formel definieren. Platzhalter können über den Schalter ausgewählt werden. Prüfen Sie über das Kontextmenü mit der Auswahl Test im Anschluss an Ihre Formeldefinition unbedingt die Richtigkeit der Syntax. Über das Kontextmenü ist auch ein Rücksetzen auf die Standardformel möglich.

Hinweis: Laufwerk, Verzeichnis und Dateiname für die Archivierung können auch mit Hilfe von Platzhaltern zugewiesen werden. In diesem Fall werden die entsprechenden Einträge der Archivablage ignoriert!

ELO-Archiv - Wählen Sie das in ELO definierte Archiv aus.

Hinweise zur Archivdefinition finden Sie auf dem SelectLine Installations-Medium unter Dokumente\ImportExport\ELO - oder im Download-Bereich unter Zusatzbeschreibungen.

Schrank / Ordner / Register - Der so genannte Archivpfad wird definiert durch feste Bezeichnungskonstanten und/oder über variable Platzhalter, die zur Auswahl zur Verfügung stehen, für Schränke, Ordner und Register.

Hinweis: Belegen Sie nicht mehr Register (inkl. Schrank und Ordner) mit einer Bezeichnung, die als Ebenen im ELO-Archiv definiert wurden.

Archivierte Dokumente - Jahresweise Liste.

Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag wird das gewählte Dokument im Archivierungssystem geöffnet.

EASY-Archiv - Wählen Sie ein in EASY definierten Lagerort und ein entsprechendes Archiv aus.
Erfolgt hier die Eingabe eines in EASY nicht vorhandenen Pfades, kommt bei der Archivierung der Dokumente ein entsprechender Hinweis.

Archivierungseinstellungen - Wählen Sie aus, ob nach dem Druck auf bestimmte Druckziele eine automatische Archivierung des entsprechenden Dokumentes erfolgen soll.

Des Weiteren können Sie entscheiden, wie die Archivierung erfolgen soll:

• immer - Es wird immer automatisch nach dem Druck auf die vorher definierten Druckziele ohne nochmalige Abfrage archiviert.
• nachfragen - Die Archivierung wird nach dem Druck auf die vorher gewählten Druckziele durch eine Abfrage angeboten.
• nur manuell - Die gewählte Druckvorlage kann nur manuell per Auswahl des Druckziels Archiv im Druckausgabedialog bzw. per Schalter aus der Seitenvorschau archiviert werden.

Hinweis: Sie bekommen nur die Jahre gezeigt, in denen auch wirklich archiviert wurde.

Beschreibung Archiv - Details hierzu siehe Abschnitt Archiv

Beschreibung Archiv - Details hierzu siehe Archiv

siehe auch:
Seite Archiv
Archivierung Daten hinzufügen
Archivrecherche